Privacybeleid


Privacyverklaring
​Bij ’t Groenewegje hechten wij het grootste belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en aan de privacy van de kinderen en ouders die gebruik maken van onze opvang en aanverwante diensten. Wij verwerken persoonsgegevens met de grootste zorgvuldigheid, in overeenstemming met de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR) en de toepasselijke Belgische wetgeving.
Deze privacyverklaring licht toe welke gegevens wij verzamelen, hoe wij deze verwerken, waarvoor wij ze gebruiken, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u als betrokkene heeft.


Verwerkingsverantwoordelijke
’t Groenewegje
Groeneweg 24
9870 Olsene / Zulte
Website: www.tgroenewegje.be
E-mail: [email protected]


Welke gegevens verzamelen wij?

• Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het aanbieden van kwalitatieve opvang, een correcte administratie en het naleven van onze wettelijke verplichtingen.
  
  De gegevens kunnen o.a. volgende informatie bevatten:
• Gegevens van de ouders en voogden: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, rijksregisternummer, gezinssamenstelling, facturatiegegevens.
• Gegevens van het kind: naam, geboortedatum, geslacht, medische gegevens (allergieën, voedingsvoorkeuren, medische bijzonderheden), verzekeringsgegevens.
• Gegevens met betrekking tot de opvang: gewenste opvangdagen, inschrijvingsformulieren, opvangperiodes.
• Financiële gegevens: betalingsinformatie, facturatiegeschiedenis.
• Communicatiegegevens: e-mails, berichten, verzoeken, klachten.
• Overige gegevens: gegevens vereist door Opgroeien / Kind & Gezin, overheid of subsidiërende instanties.

Waarvoor gebruiken we deze gegevens?

• Wij verwerken de persoonsgegevens enkel voor de volgende doeleinden:
• Het organiseren en uitvoeren van kinderopvang en bijhorende activiteiten.
• Het voeren van de wettelijke administratie vereist voor de kinderopvangsector.
• Het registreren van aanwezigheid en deelname bij Opgroeien (maandelijkse registratie).
• Facturatie, boekhouding en financiële administratie.
• Communicatie met ouders of voogden betreffende de opvang van hun kind(eren).
• Contactname in geval van nood of medische situaties.
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen en inspecties.
• Beheer van verzekeringen en eventuele incidentmeldingen.
• Interne kwaliteitsopvolging en beleidsvoering.
  
  

Persoonsgegevens worden niet gebruikt voor marketingdoeleinden, noch worden zij zonder voorafgaande toestemming verkocht of doorgegeven aan commerciële derden.


Rechtsgronden voor verwerking
De verwerking van persoonsgegevens gebeurt op basis van:

• De uitvoering van een overeenkomst (opvangovereenkomst);
• Wettelijke verplichtingen (o.a. decreet kinderopvang, Kind & Gezin regelgeving);
• Toestemming van ouders (voor medische gegevens of bijzondere toestemmingen);
• Gerechtvaardigd belang (veiligheid, kwaliteitsbewaking, interne werking).

Doorgifte aan derden
Persoonsgegevens kunnen, indien noodzakelijk, gedeeld worden met:

• Overheidsinstanties zoals Opgroeien / Kind & Gezin, belastingadministratie, sociale zekerheidsinstanties;
• Externe boekhoudkundige of administratieve dienstverleners (binnen een vertrouwensrelatie en verwerkingsovereenkomst);
• Verzekeringsmaatschappijen bij ongevallen of incidenten;
• Externe hulpdiensten in noodsituaties (medische hulp, politie, brandweer);
• Softwareleveranciers voor administratieve verwerking (beveiligde softwarepakketten).

In geen enkel geval worden gegevens verkocht of commercieel verspreid aan derden zonder uitdrukkelijke toestemming.


Bewaartermijn van gegevens
Wij bewaren persoonsgegevens slechts zo lang als nodig voor het uitvoeren van onze dienstverlening en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

• Inschrijvings- en contractgegevens: 10 jaar (boekhoudkundige en fiscale bewaring).
• Medische en welzijnsgegevens: gedurende de opvangperiode + maximaal 1 jaar nadien.
• Financiële gegevens: conform fiscale regelgeving (minimaal 7 jaar).
• Correspondentie: zolang noodzakelijk voor dossieropvolging of bewijsvoering.

Na afloop van de bewaartermijnen worden gegevens op veilige wijze vernietigd of geanonimiseerd.


Beveiliging van gegevens
’t Groenewegje neemt alle redelijke technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

• Onbevoegde toegang;
• Onrechtmatige verwerking;
• Onopzettelijk verlies of vernietiging;
• Diefstal of misbruik.

Voorbeelden van maatregelen:

• Beveiligde opslag (fysiek en digitaal);
• Toegangscontrole en wachtwoordbeheer;
• Interne vertrouwelijkheidsovereenkomsten;
• Regelmatige back-ups.
  
  
  

Rechten van betrokkenen
Als ouder of betrokkene heeft u volgende rechten inzake uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage en kopie van de verwerkte gegevens;
• Recht op correctie of aanvulling van onjuiste gegevens;
• Recht op beperking van verwerking;
• Recht op verwijdering van gegevens (behoudens wettelijke verplichtingen);
• Recht op bezwaar tegen verwerking, indien wettelijk van toepassing;
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens (in bepaalde gevallen).

U kan deze rechten uitoefenen door contact op te nemen via [email protected].


Klachten
Indien u meent dat uw privacyrechten worden geschonden, kan u steeds een klacht indienen bij:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
​
​
​Wijzigingen privacyverklaring
’t Groenewegje behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen bij wetswijzigingen of interne aanpassingen. De meest actuele versie wordt steeds beschikbaar gesteld op onze website.
​